Cuestionario para proyectos web: 20 preguntas antes de preparar un presupuesto
Un posible cliente te dice que necesita «una web sencilla de cinco páginas». ¿Incluye la redacción de los textos? ¿Reservas en línea? ¿Dos idiomas? ¿La migración de cientos de artículos desde una plataforma antigua? Esos detalles cambian el trabajo y el precio.
Un cuestionario para proyectos web te ayuda a identificar los requisitos, las suposiciones y las decisiones pendientes antes de preparar una propuesta. No sustituye una reunión para analizar las necesidades: hace que esa conversación sea más productiva.
Tipos de campo que encajan con cada pregunta
Texto breve, texto largo, opción múltiple, casillas de selección, enlace, fecha y archivo: cada pregunta obtiene la forma de respuesta adecuada en lugar de un cuadro de texto vacío.
Marca lo imprescindible
Las preguntas obligatorias no se pueden omitir; las exploratorias quedan como opcionales, para que un cliente potencial no se quede bloqueado por algo que aún no sabe.
Ve lo que falta
Tu cliente potencial responde sin registrarse, y puedes ver exactamente qué se ha entregado y qué sigue pendiente.
¿Qué debería incluir un cuestionario para proyectos web?
Un cuestionario útil antes de presupuestar debe aclarar cinco aspectos: por qué se crea la web, qué debe incluir, quién proporcionará el contenido, qué condiciona la entrega y quién aprobará el trabajo. Si una respuesta no afecta al presupuesto, al alcance o a tu proceso, probablemente no la necesitas en esta fase.
20 preguntas para definir un proyecto web con tu cliente
Objetivos de negocio y público
- 1¿Por qué quieres crear o renovar tu web en este momento?Texto largo
Un negocio nuevo, una plataforma obsoleta, una caída de las consultas y un cambio de marca implican puntos de partida distintos.
- 2¿Cuál es el público principal de la web?Texto largo
Pide al cliente que describa a las personas a las que quiere llegar, en lugar de limitarse a indicar un sector o un perfil demográfico.
- 3¿Cuál es la acción más importante que deberían realizar los visitantes?Opción múltiple
Ejemplos: Hacer una consulta; Reservar; Comprar; Pedir presupuesto; Registrarse; Encontrar un establecimiento.
- 4¿Cómo valorarás si la nueva web ha cumplido sus objetivos?Texto largo
Un resultado concreto —más consultas de clientes potenciales adecuados, menos preguntas al servicio de atención o una mejor experiencia en móviles— sirve de guía mejor que «un diseño moderno».
Páginas, funcionalidades y alcance
- 1¿Qué páginas o secciones de contenido necesitas en el momento de la publicación?Casillas de selección
Ofrece las páginas habituales y añade las opciones «Otra» y «No lo tengo claro». Pregunta si el número previsto incluye páginas individuales de servicios o productos.
- 2¿Qué funcionalidades deben estar disponibles desde el primer día?Casillas de selección
Ejemplos: Formularios de contacto; Reserva de citas; Comercio electrónico; CMS o blog; Buscador; Cuentas de usuario; Páginas en varios idiomas; Ninguna de las anteriores.
- 3¿Vamos a sustituir una web existente? ¿Qué hay que trasladar a la nueva?Texto largo
Las URL actuales, los contenidos, las imágenes, los registros de clientes y los aspectos de SEO pueden convertir un rediseño en un proyecto de migración.
- 4¿Debe conectarse la web con otras herramientas o servicios?Texto largo
Pide los nombres de los sistemas de reservas, CRM, correo, pagos, analítica u otros servicios, no sus credenciales de acceso.
Diseño y responsabilidades sobre el contenido
- 1¿Tienes una identidad visual o un manual de marca?Opción múltiple
Posibles respuestas: Identidad de marca completa; Solo logotipo y colores; Todavía no tengo nada; Necesitamos renovar la marca.
- 2¿Hay webs cuyo diseño o experiencia de uso te gusten especialmente?Texto largo
Pide enlaces y motivos concretos, como la navegación, la distribución, el tono o las fotografías.
- 3¿Quién redactará, revisará y aprobará los textos de la web?Opción múltiple
Distingue entre los textos que aporta el cliente, la redacción a cargo de tu equipo y el contenido cuya creación aún hay que encargar.
- 4¿Quién proporcionará las imágenes, los vídeos, la información de productos y los demás materiales?Texto largo
No disponer de un banco de fotografías o de un catálogo de productos puede tener consecuencias importantes para el coste y el calendario.
Necesidades técnicas y entrega
- 1¿Ya tienes un dominio, alojamiento y una plataforma web?Opción múltiple / texto breve
Averigua qué está disponible y qué habrá que aportar como parte del proyecto.
- 2¿Quién actualizará la web después de publicarla y con qué frecuencia?Texto largo
Esto te ayuda a valorar si el cliente necesita un CMS, formación o un servicio de mantenimiento continuado.
- 3¿Hay requisitos legales, de accesibilidad, privacidad u organización que debamos tener en cuenta?Texto largo
Por ejemplo, políticas en varios idiomas, requisitos de consentimiento, revisiones internas de seguridad o normas de accesibilidad. Pregunta cuáles son aplicables, sin darlo por hecho.
- 4¿Cuál sería la fecha ideal de publicación? ¿Está vinculada a un evento con fecha fija?Fecha + texto
Una fecha deseada no es lo mismo que el plazo inamovible de una feria o una campaña.
Presupuesto, aprobación y soporte
- 1¿Qué intervalo de inversión has previsto para este proyecto?Opción múltiple
Ofrece intervalos realistas para el tipo de trabajo que realizas e incluye «Todavía no lo he decidido». Explica que la respuesta te ayuda a recomendar un alcance adecuado, no a fijar automáticamente el precio.
- 2¿Quién revisará la propuesta y aprobará el proyecto?Texto breve
Identifica desde el principio a quien toma la decisión final para que tu propuesta llegue a las personas responsables de aprobarla.
- 3¿Quién hará los comentarios sobre el diseño y el contenido, y cómo se gestionarán las aprobaciones?Texto largo
Un proyecto con una sola persona responsable de aprobar funciona de forma distinta a otro que debe pasar por varios departamentos.
- 4¿Qué soporte necesitarás después de publicar la web?Casillas de selección
Ejemplos: Formación; Mantenimiento; Gestión del alojamiento; Actualización de contenidos; Informes de analítica; Ningún soporte continuado; No lo tengo claro.
¿Qué respuestas deberían influir en tu presupuesto?
El cuestionario solo aporta valor si utilizas las respuestas para definir la propuesta. Estas son algunas diferencias de alcance habituales:
| Respuesta del cliente | Qué aclarar antes de presupuestar |
|---|---|
| «Cinco páginas, con el contenido preparado». | ¿Están aprobados los textos? ¿Se incluyen imágenes y traducciones? |
| «Queremos que los clientes puedan reservar en línea». | Proveedor de reservas, necesidades de pago, calendarios del personal, normas de cancelación y pruebas. |
| «Necesitamos dos idiomas». | ¿Quién proporciona las traducciones, quién las aprueba y qué páginas deben adaptarse a cada idioma? |
| «Queremos mantener nuestro posicionamiento en Google». | URL actuales, redirecciones, alcance de la migración, cambios de contenido y responsabilidades de SEO. |
| «Nuestro equipo actualizará la web». | Permisos de edición, requisitos del CMS, formación y soporte posterior a la publicación. |
Por ejemplo, dos clientes pueden pedir una web de cinco páginas. Uno tiene los textos aprobados y necesita una web corporativa sencilla. El otro necesita reservas, un segundo idioma, fotografías nuevas y una migración de contenidos. El número de páginas coincide, pero los proyectos no deberían recibir el mismo presupuesto.
Cómo convertir las respuestas en una propuesta clara
Utiliza el cuestionario para dejar por escrito estos puntos antes de comprometerte con un precio:
- 1Entregables
Páginas, componentes, funcionalidades, integraciones y tareas de publicación incluidas.
- 2Responsabilidades sobre el contenido
Quién aporta textos, imágenes, materiales de marca y traducciones, y quién los aprueba.
- 3Supuestos de partida
Qué esperas que tenga preparado el cliente y en qué fecha.
- 4Exclusiones
Trabajos no incluidos, como una nueva identidad de marca o una migración de datos extensa, salvo que se presupuesten expresamente.
- 5Hitos
Fechas de revisión, plazos para enviar comentarios y cualquier fecha límite inamovible.
- 6Servicios posteriores
Qué ocurre después de la publicación, incluido el alojamiento, el mantenimiento y la formación.
Si una respuesta es ambigua, pide una aclaración. No interpretes el silencio como confirmación de que ese trabajo está incluido.
Cuándo enviar el cuestionario
En la mayoría de los proyectos de profesionales independientes, conviene enviar una versión breve antes de la reunión de análisis de necesidades. Así puedes valorar si el proyecto encaja y preparar preguntas con contexto. Aprovecha la reunión para profundizar en las respuestas que afectan a la viabilidad o al alcance. Si el proyecto es complejo, envía después otro cuestionario con los detalles que necesites para presentar una propuesta a precio cerrado.
Una vez acordado el alcance, puedes pasar a un formulario inicial para clientes de diseño web para reunir los datos básicos de incorporación y, después, a una lista de contenidos para la web para pedir los archivos que se utilizarán y los textos aprobados de cada página.
Crea el cuestionario en WebIntake
Puedes crear las preguntas en WebIntake con campos de texto breve, texto largo, opción múltiple, casillas de selección, enlaces, fechas y archivos. Marca como obligatorias las preguntas esenciales y deja como opcionales las exploratorias. Si alguna plantilla encaja con tu proceso, úsala como punto de partida y adáptala al tipo de webs que desarrollas.
Envía un único enlace a tu posible cliente. Podrá responder sin registrarse y tú podrás revisar qué ha entregado y qué sigue pendiente. Los recordatorios automáticos para solicitudes incompletas están disponibles en los planes de pago que incluyen esta función.
¿Estás comparando WebIntake con otras opciones? Consulta la comparativa de herramientas para recopilar información de clientes frente a Content Snare, Jotform, Google Forms y Dubsado.
Preguntas frecuentes
Define qué estás presupuestando antes de comprometerte
Un buen cuestionario no elimina todos los imprevistos. Permite detectar las preguntas que merece la pena plantear cuando los cambios todavía cuestan poco y aún hay margen para alinear las expectativas.