Lista para recopilar contenidos web: qué pedir a tus clientes

Antes de crear las páginas o incorporar su contenido, normalmente necesitas cuatro tipos de materiales:

• Materiales de marca: logotipos aprobados, manual de marca, colores, referencias tipográficas y criterios para el uso de imágenes.
• Textos de la web: titulares, introducciones, servicios, información sobre la empresa, llamadas a la acción y datos de contacto.
• Fotografías y archivos de apoyo: imágenes del equipo, del establecimiento, de proyectos o de productos, documentos PDF y recursos descargables.
• Datos operativos: información de la empresa validada, direcciones o sistemas que recibirán las respuestas de los formularios, enlaces a redes sociales y la persona responsable de aprobar el contenido.

No todas las webs necesitan todos estos elementos. Decide qué pedir según el alcance acordado del proyecto e identifica claramente los materiales opcionales.

Identidad de marca y materiales comunes

• Logotipo principal con la mayor calidad disponible, preferiblemente el archivo vectorial original si existe.
• Versiones alternativas del logotipo: para fondos claros y oscuros, solo el símbolo y composiciones horizontales.
• Manual de marca, colores aprobados e información tipográfica.
• Información sobre permisos o licencias de tipografías, imágenes de stock y otros recursos de terceros, cuando corresponda.
• Nombre comercial aprobado, descripción breve y eslogan.
• Texto y destino de la llamada a la acción principal, por ejemplo, «Reserva una consulta».

Información de la empresa para toda la web

• Correo electrónico y teléfono principales que se publicarán.
• Dirección, zona de servicio y horario, si procede.
• Enlaces a los perfiles sociales que el cliente quiere mostrar.
• Nombres de las opciones de navegación y lista de páginas acordada.
• Textos legales o de políticas facilitados o aprobados por el profesional competente, cuando sean necesarios.
• Persona responsable de la aprobación final del contenido.

Textos e imágenes de cada página

• Título e introducción de la página aprobados.
• Textos organizados por secciones, no solo notas preliminares sin un responsable asignado.
• Llamadas a la acción específicas de la página y sus enlaces de destino.
• Imágenes de cada sección, con una indicación clara de dónde va cada una.
• Pies de foto, créditos u orientaciones para el texto alternativo, si se dispone de ellos.
• Testimonios, datos de casos de éxito o afirmaciones que el cliente esté autorizado a publicar.

Comprobaciones finales antes de publicar

• Nombres, descripciones de servicios, precios, fechas y datos de contacto verificados por el cliente.
• Textos revisados y aprobados por la persona designada.
• Permisos confirmados para fotografías, testimonios, logotipos y otros materiales de terceros.
• Responsable y fecha de entrega acordados para cualquier contenido pendiente.
• URL finales, destinos de los formularios y datos de contacto comprobados durante la revisión previa a la publicación.

Imagina que estás creando una web con las páginas Inicio, Sobre nosotros, Servicios, Proyectos y Contacto. En lugar de escribir «Envíanos el contenido» por correo, divide la solicitud en campos con nombres que correspondan a esas páginas.

No necesitas mostrar todos estos campos en una sola pantalla ni pedir todas las respuestas a la vez. Lo importante es que quede claro a quién corresponde cada entrega y dónde se utilizará. «Foto del equipo para la página Sobre nosotros» indica qué hacer; «Envía algunas imágenes», no.

Una solicitud clara explica qué necesitas, para qué se utilizará y qué debe hacer el cliente si todavía no lo tiene preparado. Compara estas dos formas de pedirlo:

El número de palabras sirve de orientación para el cliente, no es un requisito rígido para publicar. Pide la información necesaria para realizar el trabajo y confirma quién se encargará de editarla. Otro ejemplo:

Concreta lo que necesitas, sin exigir que el cliente conozca la terminología de producción web. Podrás orientarlo sobre formatos y dimensiones cuando los requisitos del diseño estén definidos.

Antes de empezar a recopilar materiales, acordad tres funciones:

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   Quién los aporta

   La persona que entrega el texto o archivo original.

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   Quién los edita

   La persona que convierte los borradores en contenido listo para la web, si la edición está incluida.

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   Quién los aprueba

   La persona que da el visto bueno final para publicarlos.

Por ejemplo, el cliente puede proporcionar los datos de los servicios y las fotografías, el profesional independiente puede redactar los textos y el propietario de la empresa puede aprobar el resultado. Si el cliente da por hecho que «el contenido está incluido» y el profesional entiende que «el cliente entrega todos los textos», habrá retrasos aunque los diseños estén terminados.

Recoge estas responsabilidades en la propuesta o en el acuerdo del proyecto y adapta las solicitudes de contenido a lo acordado. Si el cliente no ha entregado algo, registra qué falta y quién lo proporcionará, en lugar de pedir una y otra vez «novedades».

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   Confirma la estructura de páginas y quién se encarga de su contenido.

   Trabaja con la lista de páginas aprobada, no con un borrador desactualizado. Identifica los contenidos que redactará tu equipo y los que proporcionará el cliente.

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   Pide el contenido mediante campos concretos y bien identificados.

   Crea una solicitud independiente para cada archivo y cada bloque de texto importante. Un campo llamado «Título de la página de inicio» resulta más fácil de completar y supervisar que un documento compartido llamado «Contenido de la web».

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   Deja claras las prioridades.

   Señala los elementos imprescindibles para publicar, explica la fecha de entrega solicitada y distingue entre archivos necesarios y mejoras opcionales.

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   Revisa lo que recibes.

   Que un archivo se haya entregado no significa que sea adecuado. Comprueba que las imágenes se puedan utilizar, que los textos respondan a lo solicitado y que las afirmaciones estén aprobadas.

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   Haz un seguimiento solo de lo que falta.

   Envía un recordatorio específico sobre los campos pendientes, sin volver a empezar toda la conversación.

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   Obtén la aprobación final antes de publicar.

   Confirma que el cliente ha aprobado los textos, las imágenes y los datos de la empresa que se mostrarán al público. Guarda la versión aprobada dentro de tu proceso habitual de gestión del proyecto.

Con WebIntake puedes crear una solicitud estructurada con respuestas de texto largo, archivos, enlaces, casillas de selección y otros tipos de campo. Los clientes acceden mediante el enlace compartido sin registrarse, y tú puedes ver qué respuestas y archivos has recibido y cuáles siguen pendientes. Los planes de pago que incluyen recordatorios automáticos permiten hacer un seguimiento de las solicitudes incompletas.

Para un proyecto web, puedes crear campos como «Título de la página de inicio», «Logotipo aprobado», «Textos de la página Servicios» y «Datos de contacto». Cada respuesta permanece junto a la pregunta que le da contexto, en lugar de perderse entre correos sobre otros asuntos.

En las fases anteriores del proyecto, utiliza un cuestionario para proyectos web para definir el alcance y un formulario inicial para clientes de diseño web para reunir los primeros datos de incorporación.

¿Estás comparando WebIntake con otras opciones? Consulta la comparativa de herramientas para recopilar información de clientes frente a Content Snare, Jotform, Google Forms y Dubsado.