Website-Inhalte sammeln: Checkliste für deine Kundenprojekte

Bevor du Seiten erstellst oder mit Inhalten füllst, brauchst du normalerweise vier Arten von Material:

• Markenmaterialien: freigegebene Logos, Markenrichtlinien, Farben, Typografievorgaben und Regeln für die Bildsprache.
• Website-Texte: Überschriften, Einleitungen, Leistungsbeschreibungen, Unternehmensinformationen, Handlungsaufforderungen und Kontaktdaten.
• Fotos und ergänzende Dateien: Teamfotos, Standortbilder, Referenzbilder, Produktfotos, PDFs oder Downloads.
• Organisatorische Angaben: bestätigte Unternehmensdaten, Empfänger oder Zielsysteme für Formularanfragen, Social-Media-Links und die für die Inhaltsfreigabe verantwortliche Person.

Nicht jede Website braucht jeden dieser Punkte. Orientiere dich am vereinbarten Projektumfang und kennzeichne optionale Materialien deutlich.

Marke und übergreifende Materialien

• Hauptlogo in der bestmöglichen verfügbaren Qualität, vorzugsweise als Vektororiginal, sofern vorhanden.
• Alternative Logoversionen, etwa für helle und dunkle Hintergründe, als reines Symbol und in horizontaler Anordnung.
• Markenrichtlinien, freigegebene Farben und Informationen zu Schriftarten.
• Gegebenenfalls Angaben zu Nutzungsrechten oder Lizenzen für Schriften, Stockfotos und andere Materialien Dritter.
• Freigegebener Unternehmensname, Kurzbeschreibung und Slogan.
• Text und Ziel der wichtigsten Handlungsaufforderung, zum Beispiel „Beratung buchen“.

Unternehmensinformationen für die gesamte Website

• E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die veröffentlicht werden sollen.
• Geschäftsadresse, Einzugsgebiet und Öffnungszeiten, soweit relevant.
• Links zu den Social-Media-Profilen, die der Kunde anzeigen möchte.
• Navigationsbezeichnungen und vereinbarte Seitenübersicht.
• Erforderliche Rechts- oder Richtlinientexte, die von einer zuständigen Fachperson bereitgestellt oder genehmigt wurden.
• Die für die endgültige Inhaltsfreigabe verantwortliche Person.

Texte und Medien für jede Seite

• Freigegebene Seitenüberschrift und Einleitung.
• Texte für die einzelnen Abschnitte statt bloßer Stichpunkte ohne klare Zuständigkeit.
• Seitenspezifische Handlungsaufforderungen und Zielverlinkungen.
• Bilder für jeden Abschnitt mit eindeutiger Zuordnung.
• Bildunterschriften, Bildnachweise oder Hinweise zu Alternativtexten, sofern vorhanden.
• Kundenstimmen, Angaben zu Fallstudien oder Aussagen, die der Kunde veröffentlichen darf.

Letzte Prüfungen vor der Veröffentlichung

• Namen, Leistungsbeschreibungen, Preise, Termine und Kontaktdaten vom Kunden überprüft.
• Texte von der vereinbarten entscheidungsbefugten Person geprüft und freigegeben.
• Nutzungsrechte für Fotos, Kundenstimmen, Logos und andere Materialien Dritter bestätigt.
• Für fehlende Inhalte jeweils eine verantwortliche Person und ein Liefertermin festgelegt.
• Endgültige URLs, Formularziele und Kontaktdaten im Rahmen der Prüfung vor dem Start getestet.

Stell dir vor, du erstellst eine Website mit Startseite, Über uns, Leistungen, Referenzen und Kontakt. Teile die Anfrage in klar benannte Felder für diese Seiten auf, statt eine E-Mail mit „Bitte schicke deine Inhalte“ zu senden.

Du musst nicht alle Felder auf einem Bildschirm anzeigen oder alle Antworten gleichzeitig anfordern. Entscheidend ist, dass Zuständigkeit und Einsatzort klar sind. „Teamfoto für die Über-uns-Seite“ ist eine konkrete Aufgabe; „Schicke ein paar Bilder“ ist es nicht.

Eine klare Anfrage erklärt was gebraucht wird, wofür es verwendet wird und was der Kunde tun soll, wenn es noch nicht fertig ist. Vergleiche diese beiden Formulierungen:

Die Wortzahl ist eine Orientierung für den Kunden, keine starre Veröffentlichungsvorgabe. Frage nach ausreichend Informationen für die Umsetzung und bestätige, wer den Text überarbeitet. Ein weiteres Beispiel:

Beschreibe deinen Bedarf genau, ohne Fachwissen über Webproduktion vorauszusetzen. Hinweise zu Formaten und Abmessungen kannst du geben, sobald die Designanforderungen feststehen.

Vereinbart vor der ersten Anfrage drei Rollen:

1. 1
   Bereitstellung

   Wer liefert den ursprünglichen Text oder die Datei?

2. 2
   Überarbeitung

   Wer macht aus Entwürfen veröffentlichungsreife Inhalte, sofern die Bearbeitung enthalten ist?

3. 3
   Freigabe

   Wer gibt die endgültige Zustimmung zur Veröffentlichung?

Zum Beispiel kann der Kunde Leistungsinformationen und Fotos liefern, der Freelancer die Seitentexte schreiben und der Geschäftsinhaber das Ergebnis freigeben. Geht der Kunde davon aus, dass „die Inhalte enthalten sind“, während der Freelancer „alle Texte kommen vom Kunden“ voraussetzt, gerät der Zeitplan auch bei fertigem Design ins Stocken.

Halte diese Zuständigkeiten im Angebot oder in der Projektvereinbarung fest und richte die einzelnen Inhaltsanfragen daran aus. Wenn etwas nicht geliefert wurde, dokumentiere den fehlenden Inhalt und die zuständige Person, statt immer wieder allgemein nach „einem Update“ zu fragen.

1. 1
   Bestätige die Seitenstruktur und die Zuständigkeiten.

   Arbeite mit der freigegebenen Seitenliste, nicht mit einem veralteten Entwurf. Kennzeichne Inhalte, die dein Team schreibt, statt sie vom Kunden zu erhalten.

2. 2
   Frage Inhalte in kleinen, klar benannten Feldern ab.

   Erstelle eine eigene Anfrage für jeden wichtigen Textabschnitt und jede Datei. Ein Feld namens „Überschrift der Startseite“ lässt sich leichter ausfüllen und nachverfolgen als ein geteiltes Dokument mit dem Titel „Website-Inhalte“.

3. 3
   Mache Prioritäten sichtbar.

   Markiere Inhalte, ohne die die Website nicht starten kann, erläutere den gewünschten Liefertermin und unterscheide notwendige Dateien von optionalen Ergänzungen.

4. 4
   Prüfe die eingegangenen Materialien.

   Eine hochgeladene Datei kann trotzdem ungeeignet sein. Prüfe, ob Bilder verwendbar sind, Texte die richtige Frage beantworten und Aussagen freigegeben wurden.

5. 5
   Fasse nur nach, was noch fehlt.

   Erinnere gezielt an offene Felder, statt die gesamte Abstimmung neu zu beginnen.

6. 6
   Hole vor der Veröffentlichung die endgültige Freigabe ein.

   Bestätige, dass der Kunde die öffentlich sichtbaren Texte, Bilder und Unternehmensdaten genehmigt hat. Bewahre die freigegebene Version in deinem üblichen Projektablauf auf.

Mit WebIntake erstellst du eine strukturierte Anfrage mit langen Textantworten, Datei-Uploads, Links, Mehrfachauswahl und weiteren Feldtypen. Kunden nutzen den geteilten Link ohne Registrierung. Du siehst, welche Antworten und Dateien vorliegen und welche noch fehlen. In den dafür vorgesehenen kostenpflichtigen Tarifen sind automatische Erinnerungen für unvollständige Anfragen verfügbar.

Für ein Website-Projekt könntest du Felder wie „Überschrift der Startseite“, „Freigegebenes Logo“, „Text der Leistungsseite“ und „Kontaktdaten“ anlegen. Jede Antwort bleibt bei der Frage, die ihren Zweck erklärt, statt zwischen E-Mails zu anderen Themen unterzugehen.

Für frühere Projektphasen kannst du mit einem Fragebogen für Website-Projekte den Umfang klären und mit einem Webdesign-Kundenfragebogen die ersten Angaben für die Zusammenarbeit einholen.

Vergleichst du WebIntake mit anderen Optionen? Sieh dir den Vergleich von Tools für Kundeninformationen mit Content Snare, Jotform, Google Forms und Dubsado an.